Tách Yêu Cầu Trước Khi Viết Email

Vấn đề là bản nháp nghe rất lịch sự nên dễ gửi ngay, nhưng lại vô tình nhận hết những việc bạn chưa quyết. Chỉ nói ngắn gọn hơn hay chuyên nghiệp hơn không sửa được chuyện đó.

Cách này tách phần quyết định ra khỏi phần viết. Trước hết AI liệt kê mọi yêu cầu, rồi hỏi bạn có, không, hoặc chưa; sau đó mới viết lại và chỉ dùng đúng câu trả lời của bạn.

Prompt

Tôi sẽ dán một email cần trả lời. Trước khi bạn viết gì:

- Liệt kê mọi yêu cầu, câu hỏi, hạn chót hoặc giả định trong đó mà tôi cần trả lời. Gồm cả những chỗ nhỏ, như câu kiểu có thể bạn cũng..., thời gian đề xuất, và bất cứ điều gì họ cho rằng tôi đã đồng ý.

- Với từng mục, hỏi tôi: có, không, hoặc chưa. Rồi chờ câu trả lời của tôi.

- Viết bản trả lời chỉ bằng câu trả lời của tôi. Đừng đồng ý với điều gì tôi chưa nói có. Đừng đề nghị thêm giúp đỡ, cuộc gọi hay việc theo dõi mà tôi không nhắc tới. Đừng kết bằng câu Nếu bạn cần gì khác, cứ cho tôi biết.

- Với bất cứ điều gì tôi nói không hoặc chưa, hãy từ chối hoặc hoãn lại trong một câu đơn giản, không xin lỗi quá mức.

- Bên dưới bản nháp, liệt kê mọi câu khiến tôi ràng buộc vào một việc, để tôi kiểm tra trước khi gửi.

Email: [dán email vào đây]

Dùng sao cho hiệu quả

Bước 5 là phần hữu ích nhất. Ngay cả khi bạn đã trả lời hết, đôi lúc vẫn có câu kiểu Tôi sẽ theo dõi vào tuần sau chui vào đoạn kết, và danh sách sẽ bắt được nó.

Cách này cũng hợp với email từ khách hàng, chủ nhà và bất cứ ai gom ba yêu cầu vào một email hỏi nhanh. Riêng danh sách ở bước 2 đã rất hữu ích, vì nó cho bạn thấy họ đã hỏi nhiều đến mức nào.