Mẫu Viết Tin Nhắn Báo Tin Xấu Ngắn Gọn

Nếu chỉ nhờ AI viết một email lịch sự báo dự án chậm, kết quả thường thành hai đoạn xã giao, lý do mơ hồ, tin xấu bị giấu ở giữa, và lời xin lỗi dài quá mức.

Mẫu này đổi cách ra lệnh: nói rõ chuyện gì đã xảy ra, người nhận quan tâm điều gì, bạn có thể đưa ra gì, rồi buộc tin xấu nằm ngay câu đầu.

Prompt

Tôi phải nói với khách hàng rằng dự án của họ sẽ chậm hai tuần. Điều đã xảy ra: phần kết nối thanh toán cần một cuộc rà soát an ninh mà chúng tôi chưa tính tới. Điều họ quan tâm nhất: ngày ra mắt mà họ đã thông báo với khách hàng của họ. Điều tôi có thể đưa ra: mọi thứ ngoài thanh toán vẫn chạy đúng ngày ban đầu. Đặt tin xấu trong câu đầu tiên. Tối đa một câu xin lỗi. Đừng dùng "không may", "tôi hy vọng email này đến tay bạn khi bạn vẫn khỏe" hoặc "xin yên tâm". Dưới 120 từ. Sau đó nói cho tôi biết câu hỏi họ có khả năng trả lời lại nhất, và đưa câu trả lời đó vào trong tin nhắn.

Dùng sao cho hiệu quả

Mẫu này cũng dùng được cho mọi tin xấu khác: lỡ hạn chót, tăng giá, từ chối một người bạn, hủy kế hoạch. Chỉ cần đổi bốn dữ kiện, phần còn lại giữ nguyên.

Câu cuối làm nhiều việc nhất: đoán trước câu hỏi họ sẽ hỏi lại và trả lời sẵn ngay trong tin nhắn.